Aqui estão algumas regras e ideias para melhor optimizares este passo essencial.
Tens de ser rigorosa e equipa-te com as ferramentas certas !
Uma observação : no final de cada ano, é a mesma coisa ! Normalmente, o inventário do stock é simples se seguiste os meus passos…
Stock inicial + compras – produtos utilizados ou vendidos = Stock final (os produtos sendo avaliados ao preço de compra excluindo impostos).
Um stock está, por natureza, sempre em movimento e o fluxo de compras e vendas varia de acordo com o mês e as tendências do momento… E, acima de tudo, a informatização !
Centraliza e informatiza a gestão do teu inventário/stock
O ideal é que a pessoa em quem confias possa trabalhar em conjunto com o colorista para um resultado consistente e coerente.
Embora a informatização ainda não seja a escolha de todos, ela evita, no entanto, o excesso de stocks. Os controles regulares continuam a ser essenciais para fazer os ajustes necessários e antecipar ordens futuras. A cada um o seu próprio método para organizar o estoque técnico da melhor forma possível.
Por exemplo, alguns publicam semanalmente folhas para atualizações e montam um beliche onde as embalagens de cada produto são coletadas. Um bom ponto para a triagem selectiva e também para o teu stock ! Eu, sempre foi assim que funcionei.
Do teclado onde os produtos são expedidos para a opção de classificação, nada é deixado ao acaso… Maníacos ? Claro que não contamos o fundo de um frasco, por outro lado, os produtos que foram semi-abertos também devem ser incluídos no inventário. O mesmo vale para os produtos utilizados durante um treinamento, os shampoos oferecidos aos clientes fiéis, o novo spray distribuído ao pessoal, etc..
Cria compromissos anuais para a gestão do teu inventário em 10 minutos por dia
Porquê fazer o inventário do stock ? Primeiro porque é uma obrigação legal segundo o tipo de empresa que tens. Em segundo lugar, é bem conhecido, porque é um dos meios de controlo da actividade utilizada pelas autoridades fiscais: mais precisamente, os teus agentes têm “coeficientes” que dão a medida do consumo normal dos produtos em relação ao volume de negócios. Se os números se desviarem muito disto, um controlo mais profundo ameaça.
Mas isso não é tudo ! Acima de tudo, é uma medida da qualidade da tua gestão. Porque a quantidade de ações pesa diretamente no fluxo de caixa, que é outro item do ativo no balanço patrimonial. No entanto, alguns cabeleireiros ou barbeiros, por excesso de stock, colocam uma tensão no seu fluxo de caixa, que está perto de zero, e arriscam-se a perder dinheiro em despesas financeiras ligadas a saques a descoberto. E todos sabem que, para um pequeno negócio, o fluxo de caixa é o tendão da guerra. O inventário também permite saber se não há muitos produtos usados, ou mesmo roubos…
Efectuar verificações regulares
E no lado das vendas, a tarefa não é necessariamente mais fácil. Porque muitos dos produtos utilizados pelos cabeleireiros também são oferecidos para venda. A regularidade é essencial: uma verificação rápida durante as tuas horas vagas é uma garantia contra discrepâncias, que podem ser mais facilmente identificadas e corrigidas à medida que ocorrem e quando ocorrem. E os erros podem ser cometidos rapidamente. Os exemplos citados por algumas pessoas não são dramáticos, desde que, naturalmente, possam ser corrigidos. O maior erro é esperar até o último minuto !
Optimiza as tuas encomendas de acordo com as tuas necessidades reais !
Na verdade, o inventário é uma questão de boa gestão do inventário ao longo do ano. Porque mesmo se no artesanato, o cabeleireiro é um dos sectores com menos stocks (basta pensar na indústria da restauração com bebidas alcoólicas), eles tendem a crescer com o desenvolvimento da revenda.
É claro que um instituto ou salão deve construir o seu stock de acordo com as suas necessidades.
Os critérios ?
O número de empregados, a percentagem de revenda, o número de cores que se pretende fazer por dia, o posicionamento da exposição, a percentagem de clientes fiéis, hábitos de trabalho, tendências actuais… É também imperativo não multiplicar o número de referências porque os novos produtos são frequentes e as marcas são numerosas. Optar por gamas curtas e/ou básicas.
O inventário é um meio de fazer um balanço do próprio stock, mas também uma oportunidade de questionar a forma como ele é administrado. Quanto maior o stock, mais complicado será o inventário. Mas não só…” Demasiado stock é dinheiro deitado ao lixo e desperdiçado ».
Ter um orçamento detalhado para encomendas e conhecer as tuas necessidades por mês evita estes inconvenientes.
Para lembrar : um stock bem administrado corresponde geralmente a cerca de um terço ou um quarto das necessidades anuais. Este equilíbrio entre os produtos encomendados e os produtos utilizados é a pedra angular de uma boa gestão de stocks. Se o stock não for mantido atualizado, tu vais encomendar mais, e com mais frequência !
Resultado : o teu orçamento explode. Portanto, é preferível ajustares as tuas necessidades para encomendas menos frequentes, mas maiores. Claro, mais uma vez vai depender de muitas outras coisas, que podemos ver em coaching/mentoria/consultoria, porque claro, aqui não te digo tudo. Tenho os meus segredos muito bem guardados.
Uma gestão económica e racional, que também resulta em descontos interessantes concedidos pelas marcas a partir de um determinado volume. A vantagem destas encomendas bem pensadas ? Um departamento de vendas mais dinâmico, que permite uma reatividade real em relação a uma tendência lúdica, produtos de “nicho” vanguardista ou exclusividades interessantes.
Ser intransigente com o armazenamento
Outro ponto a não meter de lado: é o armazenamento. Os produtos são a garantia de um stock bem guardado. Classifica inteligentemente, optando por um armazenamento funcional, superficial, de preferência deslizante (melhor que empilhar) para que possas encontrar facilmente cada produto, mas também para evitar, a todo o custo, a dispersão de produtos entre o armazém, armários e cave. Prefere um único lugar reservado para o teu stock. Evita manter produtos muito velhos ou que já não estão a ser vendidos : destroí, usa-os para treinos ou negocia o seu retorno pelo fornecedor.
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Beijinhos Grandes,
Tania R.